¿Estás pensando cómo puedes organizar un evento empresarial en tu compañía? Queremos contarte por qué los eventos son una muy buena idea para impulsar tu negocio y compartir contigo las 10 claves que deberás tener en cuenta a la hora de organizarlos.
Los eventos, como congresos, salones o ferias empresariales, son ocasiones perfectas para dar visibilidad a tu marca, ya que nos brindan la oportunidad de poner de manifiesto nuestros valores y filosofía de empresa en un entorno de gran receptividad y apertura.
En ID GAMAX conocemos el papel fundamental que juegan los eventos corporativos en las empresas. Por eso, para optimizarlos al máximo prolongando su recuerdo entre los asistentes, ganando visibilidad y mejorando la percepción de marca, ponemos a tu disposición una gran selección de obsequios personalizados: identificadores personales, colecciones de chapas corporativas, imanes, bolígrafos, etc. Un detalle clave que, además, resulta muy rentable.
¿Qué es un evento empresarial y qué ventajas tiene para tu negocio?
Los eventos empresariales son acontecimientos en los que se reúne a distintas personas vinculadas a una entidad con un fin concreto. Puede tratarse de la presentación de un nuevo producto o servicio, una formación para equipos y distribuidores, la celebración de un aniversario de la compañía o una junta de accionistas.
Existen muchos tipos de eventos de empresa y eventos corporativos y cada uno de ellos se celebra con un objetivo distinto. Sin embargo, más allá de su finalidad inicial, por su naturaleza, los eventos empresariales pueden aportar múltiples ventajas extra a las empresas:
- Favorecen la imagen corporativa de la empresa.
- Ayudan a fidelizar a clientes, colaboradores y empleados.
- Refuerzan la estrategia de marketing.
- Contribuyen a posicionar la empresa como líder en su sector.
- Atraen a nuevos clientes.
- Otorgan mayor visibilidad y recuerdo de marca.
El motivo es sencillo. Los eventos hacen posible un trato mucho más directo y cercano entre personas y favorecen la interacción entre ellas. Clientes y potenciales clientes, equipos, colaboradores, distribuidores… todos se reúnen en un entorno distinto que invita a la comunicación e intercambio, contribuyendo así a mejorar la confianza y a consolidar relaciones.
Podemos aprovechar ese entorno de apertura para potenciar todavía más el valor de nuestra empresa y sellar la imagen de nuestra marca obsequiando a todos los asistentes con un obsequio promocional. Un detalle que les recuerde, más allá del evento, por qué escogen tu empresa para trabajar, adquirir productos y/o servicios o establecer alianzas.
Tipos de eventos corporativos para empresas
En función de nuestra estrategia de negocio y de los objetivos que persigamos podemos escoger organizar un evento empresarial u otro. Entre los principales, podemos encontrar:
- Congresos y ferias: se organizan por sectores, normalmente de forma periódica. Nos permiten, por un lado, dar a conocer nuestras novedades y, por otro, descubrir nuevas propuestas, avances y tendencias para mantenernos actualizados.
- Seminarios y conferencias: los seminarios son reuniones con carácter formativo en las que se desarrolla en profundidad un tema determinado. Las conferencias son conversaciones o entrevistas entre varias personas en las que se exponen y tratan temáticas de interés para un mismo sector.
- Eventos formativos: cursos, talleres, masterclass… Su principal objetivo es que los participantes adquieran conocimientos o habilidades sobre una temática. Suelen incluir dinámicas de grupo y trabajos en equipo.
- Reuniones y juntas generales: en este tipo de encuentros se proponen y diseñan nuevas estrategias y objetivos, además de informar de los resultados alcanzados y logros obtenidos.
En el momento de plantearnos cómo organizar un evento empresarial lo más importante es tener claro el motivo por el cual vamos a celebrarlo y qué esperamos obtener de él. De este modo, no solo podremos definir el formato que mejor se adapte a nuestras necesidades, sino que podremos evaluar los resultados y medir, una vez finalizado, si nos ha ayudado o no alcanzar nuestros objetivos.
Principales pasos en la organización de eventos empresariales
En el momento en el que nos planteamos cómo organizar un evento empresarial es crucial considerar que todo acto consta de 3 fases fundamentales que deberemos tener bien identificadas desde el principio: la preproducción (antes del evento), la producción (durante el evento) y la postproducción (tras el evento). Cada una de ellas requiere de una planificación y unas acciones concretas que contribuirán al correcto desarrollo del evento. Te contamos cuáles son los 10 pasos para organizar un evento empresarial:
- Escoger el tipo de evento según el objetivo que deseemos alcanzar: en la organización de eventos para empresas es importante tener claro qué deseamos lograr para poder decantarnos por el formato que resulte más idóneo para conseguirlo.
- Asignar un presupuesto: una vez tengamos claro el tipo de evento que vamos a celebrar y el objetivo u objetivos que con él perseguimos, debemos centrarnos en hacer un cálculo aproximado de la inversión que queremos hacer. De este modo, podremos trabajar sobre una base y no llevarnos sorpresas por falta de previsión.
- Establecer un responsable del evento: si escogemos la figura de un coordinador del evento que establezca una visión global de toda la acción y se encargue de gestionar cómo organizar el evento empresarial: los equipos, la contratación de servicios y espacios, invitados, etc. ganaremos en efectividad.
- Decidir la fecha y hora idóneas: en el momento de escoger la fecha debemos tener en cuenta nuestra propia agenda, pero también los posibles eventos que se celebren ese mismo día, los acontecimientos previstos en el área geográfica que nos ocupe y, en general, cualquier aspecto que pudiera afectar a la asistencia de nuestros invitados.
- Seleccionar la ubicación y posibles permisos: una vez tenemos claro qué y cuándo, debemos centrarnos en escoger dónde vamos a celebrar nuestro evento. Deberemos tener en cuenta factores como el aforo en función del número de invitados previsto, que sea un espacio de fácil acceso, que cuente con todos los servicios que vamos a necesitar, etc.
- Elección de proveedores: es importante listar todos los servicios externos que deberemos contratar, tales como cáterin, equipos audiovisuales, seguridad, azafatas, obsequios promocionales de recuerdo, etc. Y decantarnos siempre por los de mayor confianza para no llevarnos sorpresas.
- Gestión de invitados: de forma paralela debemos elaborar una base de datos de todas las personas a las que deseamos invitar y encargarnos de diseñar las invitaciones. Quizás queramos enviar una original y exclusiva invitación por correo postal o quizás un práctico e-mail o hacer una llamada de teléfono. Además, deberemos ir confeccionando una lista de confirmados para tener clara la cifra final de personas que asistirán y poderles mandar información detallada sobre nuestro evento.
- Comunicación: según sea un evento al que se quiera dar cobertura mediática o en RRSS o bien un evento de ámbito privado, deberemos contemplar la necesidad de difundir la celebración del evento y diseñar una estrategia comunicación que refleje cómo vamos a hacerlo.
- Producción del evento en el mismo día: al inicio del evento deberemos contar con un equipo preparado que sepa cuál es su función en todo momento y pueda dar respuesta a cualquier contratiempo que se plantee. Es fundamental contar con un guion que contemple todo lo que sucederá durante el evento con el orden, tiempos y responsables bien detallados.
- Envío de agradecimientos personalizados: ya sea por mail, carta o teléfono, en función del número de asistentes y el grado de relación que tengamos con ellos, es crucial transmitirles a todos los asistentes nuestro agradecimiento por su interés y asistencia a nuestro evento. Si además queremos ser originales y ganar visibilidad y recuerdo de marca podemos entregarles obsequios promocionales personalizados con nuestro logo o mensajes corporativos.
¡Comienza a organizar tus propios de eventos empresariales e impulsa tu negocio!
Tanto si te lanzas a organizarlos tú mismo, como si contratas a una empresa especializada en la organización de eventos empresariales, es importante incorporar la celebración de eventos en la estrategia de marketing de tu negocio por los múltiples beneficios que aportan.
Y, por supuesto, al plantearnos cómo organizar un evento empresarial debemos recordar que podremos dar mayor visibilidad a nuestra marca y prolongar el éxito de nuestro evento apostando por los obsequios promocionales personalizados: bolígrafos, chapas, imanes, cuelga bolsos, reglas, cubiletes, pins… Tan solo necesitas imprimir tu diseño, recortarlo y montarlo con una de nuestras máquinas o si lo prefieres, nosotros lo haremos por ti.
Si tu empresa está pensando cómo organizar un evento empresarial, te invitamos a descubrir la gran selección de obsequios promocionales que podrás personalizar con el sistema de tres pasos ID GAMAX. ¡Todos los objetos promocionales que necesites para tus eventos a un solo clic!